Shopify och Fortnox: nöj dig aldrig med en integration som bara är OK

Ordrarna kommer in i Shopify, men bokföringen görs i Fortnox. Däremellan finns en integration – eller någon som för över siffrorna för hand. Det är integrationen mellan Shopify och Fortnox som avgör om försäljning, moms, avgifter och returer hamnar rätt i bokföringen, utan att någon behöver rätta i efterhand.

Den här guiden går igenom alla sätt att koppla ihop systemen: vad de kostar, vad de klarar och var de brukar brista. Slutsatsen är tydlig. En färdig integration är ett bra val när den passar perfekt. Passar den bara nästan blir skillnaden manuellt arbete, felaktig moms eller en avstämning som aldrig går jämnt ut – och det behöver du inte acceptera, för i dag är det enkelt att få en integration byggd efter dina egna behov.

Kan man koppla Shopify till Fortnox?

Ja. Både Shopify och Fortnox har publikt dokumenterade API:er, och det finns tre huvudvägar: Fortnox egen koppling, en färdig app från en annan leverantör eller en integration som byggs för ditt företag. Den fjärde vägen är att bokföra för hand utifrån Shopifys rapporter.

Vilken väg som är rätt beror mindre på vad apparna kan och mer på hur väl de passar ditt sätt att arbeta: vilka betalsätt du har, om du säljer till företag, i vilka länder du säljer och hur din redovisningskonsult vill att försäljningen ska bokföras.

Fortnox egen koppling och de färdiga apparna beskrivs närmare längre ned. Först: vad ska en integration egentligen göra?

Vad ska en integration mellan Shopify och Fortnox hantera?

En komplett integration mellan Shopify och Fortnox för över mer än ordrar. Den bokför försäljningen med rätt konto och momssats, krediterar returer, stämmer av utbetalningar och avgifter mot banken och redovisar momsen på presentkort vid rätt tillfälle. Behöver du det håller den också artiklar, kunder och fakturor i synk.

Fortnox egen Shopify-koppling – vem passar den för?

Fortnox har en egen koppling till Shopify, Fortnox Shopify. Den bokför försäljning och returer från Shopify och utbetalningar från Shopify Payments, och den skapar ett verifikat per dag. Den passar dig som säljer främst till konsumenter, får dina utbetalningar i svenska kronor och vill ha försäljningen bokförd som ett samlingsverifikat per dag.

Enligt Fortnox egen beskrivning gäller följande (oktober 2026):

• Ett verifikat skapas dagligen i Fortnox, och försäljning, returer och utbetalningar från Shopify Payments bokförs automatiskt.
• Kopplingen stöder olika butiksvalutor och OSS för EU-länder, och motsvarande ordningar för Norge (VOEC) och Storbritannien (VoEC).
• Utbetalningarna måste ske i SEK.
• Du behöver Fortnox Bokföring men ingen integrationslicens.
• Priset beror på antalet transaktioner i månaden: 0 kr för 1–10, 295 kr för 11–100, 495 kr för 101–1 000, 895 kr för 1 001–5 000 och 1 095 kr för fler än 5 000. En transaktion är varje händelse kopplad till en order, till exempel ett köp eller en återbetalning.

Vad kopplingen inte gör

Enligt kopplingens sida bland Fortnox integrationer begär Fortnox Shopify behörighet till bland annat bokföring, projekt och kostnadsställen – men inte till kundfakturor, ordrar, artiklar eller kunder. Den bokför alltså verifikat. Vill du att varje Shopify-order ska bli en faktura i Fortnox, att företagskunder ska få fakturor med betalvillkor eller att artiklar och lagersaldon ska synkas, behöver du en annan lösning.

Dokumentationen beskriver utbetalningar från Shopify Payments. Tar du även betalt via betalleverantörer utanför Shopify Payments, eller får du utbetalningar i euro, behöver du ta reda på hur de pengarna ska stämmas av.

Det är inget fel på kopplingen – den är byggd för ett bestämt upplägg. Matchar upplägget ditt är den ett bra val. Matchar det inte är det just den sortens kompromiss som den här guiden handlar om.

Vilka andra färdiga integrationer finns och vad kostar de?

Utöver Fortnox egen koppling finns många färdiga kopplingar. På Fortnox integrationssida fanns i oktober 2026 18 kopplingar med Shopify i namnet från 14 leverantörer, och i Shopify App Store fyra renodlade Fortnox-appar från andra utvecklare än Shopify och Fortnox.

Upplägget skiljer sig mycket. Många appar skapar en faktura eller order i Fortnox för varje Shopify-order. Andra bokför ett samlingsverifikat per dag eller ett verifikat per utbetalning. Vissa är byggda för konsumentförsäljning, andra för företagskunder, och några synkar även artiklar och lagersaldon.

Vad kostar en färdig app?

Fortnox-apparna i Shopify App Store hade i oktober 2026 grundavgifter på 15–29 dollar i månaden, och hos någon av dem tillkommer en avgift per synkad order. Kopplingarna på Fortnox integrationssida prissätts på olika sätt: fast månadsavgift, avgift efter volym eller startavgift plus månadsavgift.

Till appens avgift kommer kostnaden i Fortnox. Kopplingar från andra leverantörer än Fortnox kräver licensen Integration om den inte redan ingår i ditt paket, och kontot behöver licens för de delar som kopplingen arbetar mot.

Priserna är listpriser vid 12 månaders avtalsperiod enligt Fortnox prislista. Bokföring, Fakturering och Offert & Order gäller per användare. Integrationer som köps direkt hos Fortnox och faktureras på Fortnox-fakturan kräver ingen integrationslicens.

Räkna därför på totalen: appens avgift, licenserna i Fortnox och – det som sällan syns i en prislista – tiden det tar att rätta det som appen inte klarar.

Passar appen perfekt? Sex frågor att ställa

En färdig app passar perfekt när den hanterar ditt bokföringsupplägg, alla dina betalsätt, all din moms, dina specialfall och din kontoplan – och när den klarar dina toppar och säger till när något går fel. Svarar du nja på någon av frågorna nedan är den inte perfekt, bara OK.

1. Bokföringen. Ska försäljningen bokföras per order eller som en sammanställning per dag? Fråga din redovisningskonsult först och välj sedan en koppling som gör just så – inte tvärtom.
2. Betalningarna. Räkna upp alla sätt dina kunder betalar på – kort, Klarna, PayPal, Swish eller faktura – och kontrollera att varje utbetalning går att stämma av mot banken, med avgifter och återbetalningar.
3. Momsen. Säljer du varor med olika momssatser, tar du betalt för frakt eller säljer du till andra EU-länder? Då måste kopplingen fördela frakten på rätt momssatser och välja momskod per land.
4. Specialfallen. Testa en delåterbetalning, en rabattkod, ett presentkort och en order i utländsk valuta innan du går live.
5. Strukturen. Kan du välja dina egna konton, kostnadsställen och projekt, till exempel per marknad eller försäljningskanal?
6. Driften. Vad händer en dag med dubbelt så många ordrar som vanligt – och hur får du veta att en order inte har kommit fram?

Därför blir en integration som bara är OK dyr

En integration som bara är OK gör det mesta rätt. Resten blir manuellt arbete, felaktig moms eller en avstämning som aldrig går jämnt ut. Felen är ofta små per order, men de upprepas på varje order, varje månad. Här är de vanligaste.

Utbetalningen bokförs som försäljning

Skatteverket skriver på sin sida om e-handel att du i bokföringen måste ”redovisa varje försäljning för sig så att det går att se hur mycket du har sålt för och vilken momssats du har använt”. Du kan alltså inte använda avräkningsnotorna som visar nettoförsäljningen från företaget som hanterar dina betalningar.

En utbetalning från Shopify Payments är nämligen inte detsamma som försäljningen. Avgifterna dras innan pengarna betalas ut, återbetalningar sedan förra utbetalningen dras från nästa, och chargebacks, justeringar och reserver kan också påverka beloppet. I Sverige tar det minst tre bankdagar innan en betalning kan betalas ut, och betalningar som dras fredag till söndag slås ihop till en utbetalning, enligt Shopifys hjälpsidor om utbetalningar i Sverige.

En bra integration bokför därför försäljningen brutto, avgifterna som en egen kostnad och returerna för sig – och stämmer av varje utbetalning mot insättningen på bankkontot, ofta via ett avräkningskonto som 1580. Går avräkningskontot inte jämnt ut saknas något.

Frakten får fel moms

Frakt som du tar betalt för ingår i försäljningen och följer varornas momssats. Innehåller ordern varor med olika momssatser ska fraktkostnaden enligt Skatteverkets vägledning om hur du tar ut moms fördelas på varorna. Det gäller till exempel en order med kaffe, som är livsmedel med 6 procent moms, och en kaffemugg med 25 procent.

Kontrollera hur frakten förs över till Fortnox. Enligt Fortnox hjälpartikel om moms på frakt får frakt och fakturaavgift på en kundfaktura momssatsen för det största beloppet på fakturan, och Fortnox föreslår själva att frakten läggs som artikelrader per momssats när momssatserna är blandade. En integration som bara fyller i fakturans fraktfält riskerar alltså fel moms på blandade ordrar.

Momssatsen ändras – och returen krediteras med fel sats

Den 1 april 2026 sänktes momsen på livsmedel tillfälligt från 12 till 6 procent. Enligt de regler som är beslutade gäller sänkningen till och med den 31 december 2027 (Skatteverkets nyhet om sänkt livsmedelsmoms). Vilken momssats som gäller avgörs av när den beskattningsgrundande händelsen inträffar. Har kunden betalat i förskott är det normalt tidpunkten då du tar emot betalningen.

Vid en retur ska krediteringen göras med samma momssats som den ursprungliga försäljningen. Livsmedel som såldes med 12 procent moms i mars och returnerades i april ska alltså krediteras med 12 procent, inte 6. En integration med hårdkodade momssatser och konton gör fel vid varje sådant byte, och nästa byte är redan beslutat: enligt nuvarande regler blir det 12 procent igen den 1 januari 2028. Dessutom ska en utredning om differentierad matmoms, som regeringen har tillsatt, redovisas senast den 22 december 2026.

Presentkortet blir försäljning två gånger

Ett presentkort som kan användas till varor med olika momssatser är en så kallad flerfunktionsvoucher: du tar inte ut moms när kortet säljs utan när kunden använder det (Skatteverket om momssatser och vouchrar). Vet du redan när kortet säljs vilken moms som gäller och var leveransen sker – till exempel om du bara säljer varor med 25 procent moms till kunder i Sverige – är det en enfunktionsvoucher, och då ska momsen redovisas redan vid försäljningen.

I Shopifys egna rapporter räknas ett sålt presentkort inte som försäljning utan som en skuld. En koppling som ändå bokför kortet som försäljning, och sedan en gång till när kortet används, räknar intäkten två gånger.

Försäljningen till andra EU-länder får svensk moms

Säljer du varor till privatpersoner i andra EU-länder gäller ett gemensamt tröskelvärde på 10 000 euro (99 680 kronor) per år. Har du varken i år eller förra året sålt för mer än så tar du som huvudregel ut svensk moms. Över gränsen ska du ta ut kundlandets moms och redovisa den via OSS eller genom att momsregistrera dig i varje land (Skatteverket om OSS). Integrationen måste då bokföra varje lands moms på egna momskoder, och underlaget för OSS ska sparas i tio år.

Ordrar försvinner eller bokförs två gånger

Shopify meddelar nya ordrar och återbetalningar via så kallade webhooks, men skriver i sin utvecklardokumentation att en app inte bör förlita sig på att alla kommer fram och att samma händelse kan levereras mer än en gång. Shopify rekommenderar därför regelbundna avstämningar. På Fortnox-sidan gäller kopplingens refresh-token i 45 dagar och byts ut vid varje förnyelse. En koppling utan övervakning kan alltså se ansluten ut medan inget förs över – och det kan dröja veckor innan någon märker det.

Toppar som Black Friday

Fortnox API tar emot högst 25 anrop per femsekundersperiod, i snitt 300 per minut, per integration och Fortnox-företag. Över gränsen svarar API:t med ett felmeddelande (Fortnox). Det räcker gott en vanlig dag, men en integration som gör många anrop per order utan att köa dem kan slå i taket just när det är som mest att göra. Black Friday infaller den 27 november 2026.

Leverantören slutar stödja kopplingen

Med en färdig app äger du varken logiken eller tidplanen. Bokföringsprogrammet Bokio stängde till exempel sina integrationer mot Shopify och WooCommerce den 15 november 2024, med hänvisning till tekniska begränsningar (Bokio). Bokföringsansvaret är ditt oavsett vilken app du använder.

Hur bokförs Shopify i Fortnox – faktura per order eller verifikat per dag?

Båda sätten fungerar. Varje order ska vara dokumenterad med belopp och momssats, men likartade försäljningar från samma dag får bokföras i en sammanfattande post, om det går att se vilka ordrar som ingår. Det viktiga är att försäljning, avgifter och returer bokförs var för sig – inte nettobeloppet som landar på banken.

Bokföringsnämnden nämner just försäljning i en nätbutik som exempel: varje försäljning dokumenteras med en egen verifikation, och dagens försäljningar bokförs sedan i sammandrag (BFN:s vägledning Bokföring, punkt 2.9). Säljer du till företag är huvudregeln däremot att du ska utfärda en faktura.

Avgifter och utbetalningar

Avgiften till betaltjänsten är en kostnad, inte en minskning av försäljningen. Bokför därför försäljningen brutto mot ett avräkningskonto, avgifterna som kostnad och utbetalningen mot bankkontot – då går avräkningskontot jämnt ut när allt är med. Hur momsen på avgifterna och på Shopifys abonnemang ska redovisas beror på vilken tjänst det är och vem som säljer den. För butiker med svensk faktureringsadress är Shopifys avtalspart det irländska bolaget Shopify International Limited. Stäm av hanteringen med din redovisningskonsult.

Systemdokumentation när integrationen bokför automatiskt

Enligt Bokföringsnämnden ska systemdokumentationen alltid beskriva automatkonteringar, alltså regler som automatiskt skapar eller ändrar bokföringsposter. En specifikation av konton, momskoder och betalsätt som din redovisningskonsult har godkänt gör därför dubbel nytta: den styr integrationen och den dokumenterar den. Orderuppgifterna som används som verifikationer ska dessutom sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Varför är det enkelt att bygga en egen integration i dag?

För att båda plattformarna i dag är byggda för det. Shopify och Fortnox har väldokumenterade API:er, händelser i realtid och testmiljöer, och en integration kan byggas för just ditt företag utan att publiceras någonstans. Det som för några år sedan var ett stort IT-projekt är i dag ett avgränsat uppdrag.

• Moderna API:er på båda sidor. Shopify rekommenderar sitt GraphQL Admin API för alla appar och integrationer, och Fortnox REST-API hanterar fakturor, ordrar, artiklar, kunder och verifikationer med vanliga HTTP-anrop.
• Byggd för en enda butik. Sedan den 1 januari 2026 skapas nya anpassade Shopify-appar i Shopifys Dev Dashboard, som Shopify själva beskriver som det bästa valet för snabba integrationer, till exempel när ett befintligt system ska kopplas till Shopify. Appen installeras med en egen länk på din butik och behöver inte granskas för Shopify App Store.
• Ingen publicering i Fortnox. En integration som byggs åt ett företag behöver inte publiceras bland Fortnox integrationer, och utvecklaren kan testa i upp till 30 testmiljöer innan något kopplas till din riktiga bokföring.
• Stabil inloggning. Med ett servicekonto är kopplingen inte knuten till en enskild användare, och sedan december 2025 kan sådana integrationer hämta nya åtkomstnycklar med så kallade client credentials i stället för att hantera refresh-token.
• Händelser i realtid. Shopify skickar händelser när en order skapas eller betalas, och Fortnox kan skicka händelser via en WebSocket-ström när till exempel en faktura bokförs eller ett lagersaldo ändras.
• Snabbare utveckling. Med moderna utvecklingsverktyg, inte minst AI-stöd, går det betydligt snabbare att bygga, testa och ändra en integration än för bara några år sedan.

Du bygger bara det du behöver

En färdig app är byggd för många butiker och ska passa så många som möjligt. En anpassad integration gör det ditt företag behöver – med dina konton, dina betalsätt och dina specialfall. Ändras verksamheten, till exempel när du börjar sälja till företag eller öppnar en ny marknad, ändras integrationen med den. Ibland räcker det att bygga det som saknas: en färdig koppling för konsumentförsäljningen och en egen integration för fakturorna till företagskunderna.

Vad det kostar att äga en egen integration

En egen integration är inte gratis. Den kräver Fortnox integrationslicens om licensen inte ingår i ditt paket, någonstans att köras och underhåll. Shopify släpper en ny API-version varje kvartal och lovar stöd för varje version i minst tolv månader, och Fortnox ändrar också sina regler – till exempel med de nya kontroller av e-fakturor som Fortnox har aviserat från den 19 oktober 2026. Någon måste följa ändringarna och hålla integrationen uppdaterad, oavsett om du köper en app eller låter bygga en egen.

Har du lagret hos en 3PL? Så hänger Shopify, lagret och Fortnox ihop

Med lagret hos en 3PL blir det tre system: Shopify där kunden handlar, lagrets system där varorna plockas och Fortnox där allt bokförs. Låt ett system äga lagersaldot. I en 3PL-lösning är det naturligt lagrets system, eftersom det är där varorna faktiskt finns.

Hos oss på Primepack går ordrarna från Shopify automatiskt till vårt lagersystem Ongoing WMS, och lagersaldot och spårningsinformationen synkas tillbaka till butiken. Har du lagret hos oss ingår alltid kopplingen till din butik och ditt affärssystem – läs mer om hur vi kopplar din butik och ditt affärssystem till lagret.

Tre frågor att lösa i ett trepartsflöde

• När ska försäljningen bokföras? Vid betalningen i kassan eller när lagret skickar ordern? För företagskunder som faktureras är det ofta leveransen som styr.
• Hur blir returen en kreditering? En retur som tas emot och kontrolleras i lagret ska leda till rätt kreditering i Fortnox och tillbaka till säljbart saldo. Mer om flödet finns i guiden om returhantering i e-handel.
• Har artiklarna samma nummer överallt? Samma artikelnummer i Shopify, lagersystemet och Fortnox – annars fastnar ordrar på vägen.

Funderar du på att lägga ut lagret? Läs då också vad ett logistikavtal med en 3PL bör reglera.

Du behöver inte ha lagret hos oss

Vi bygger integrationer mellan Shopify, Fortnox och andra system även för företag som har sitt lager någon annanstans – eller inget lager alls. Som tredjepartslager arbetar vi varje dag med kopplingar mellan butik, lagersystem och ekonomisystem och vet var de brukar skava. Det första steget är alltid en kostnadsfri genomgång av vad du kan göra, och visar det sig att en färdig app passar perfekt får du veta det.

Vanliga frågor om Shopify och Fortnox

Kan man koppla Shopify till Fortnox gratis?

Fortnox egen Shopify-koppling kostar 0 kr i en månad med högst tio transaktioner, men kräver Fortnox Bokföring. Med fler transaktioner kostar den 295–1 095 kr i månaden (oktober 2026).

Behöver jag integrationslicens i Fortnox?

Inte för Fortnox egen koppling. För kopplingar från andra leverantörer och för egenbyggda integrationer behövs licensen Integration, 189 kr i månaden, om den inte redan ingår i ditt paket. Licensen gäller för obegränsat antal integrationer.

Kan varje Shopify-order bli en faktura i Fortnox?

Ja. Många färdiga appar kan skapa en kundfaktura eller order per Shopify-order, och en anpassad integration kan göra det på det sätt du och din redovisningskonsult bestämmer. Fortnox egen koppling bokför i stället ett verifikat per dag.

Hur bokför jag Shopify-avgiften?

Som en kostnad, skild från försäljningen. Försäljningen bokförs brutto, och utbetalningen stäms av mot banken. Hur momsen på avgiften ska redovisas bestämmer du tillsammans med din redovisningskonsult.

Kan jag föra över gamla ordrar när jag byter koppling?

Ja, men planera bytet. En Shopify-app kommer som standard bara åt ordrar från de senaste 60 dagarna, och äldre ordrar kräver en särskild behörighet som Shopify måste godkänna. Välj också ett bytesdatum så att ingen order bokförs två gånger.

Vad kostar en skräddarsydd integration?

Det beror på hur många flöden den ska hantera: betalsätt, momssatser, marknader, företagskunder och lager. Till utvecklingen kommer Fortnox integrationslicens, om den inte ingår i ditt paket, och löpande drift. Du får ett kostnadsfritt förslag för just ditt upplägg.

Måste jag ha mitt lager hos Primepack?

Nej. Vi bygger integrationer även för företag som inte använder oss som tredjepartslager. Har du lagret hos oss ingår kopplingen till butiken och affärssystemet.

Vill du ha hjälp att välja eller bygga rätt integration? Kontakta oss för en kostnadsfri genomgång – berätta vilka system du kör och vad som tar tid i dag, så går vi igenom vad du kan göra.